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Documentos: por quanto tempo guardá-los ? Guardar documentos é muito importante, pois você pode ser cobrado pela falta deles a qualquer momento. Confira por quanto tempo devem ser armazenados os documentos dos diversos setores de uma empresa e os pessoais: Administração Controles de xerox, portaria - definição a cargo da empresa Central telefonia, fax - definição a cargo da empresa Correspondências internas- um ano Manuais de Normas e Procedimentos - prazo indeterminado Compras Pedidos de Compras - três anos Contabilidade /Fiscal Balanços e Balancetes - Indeterminado Comprovantes Contábeis - comprovantes de caixa, Bancos, compras, faturamento, notas fiscais etc.) - seis anos Conhecimentos de Transporte - seis anos Documentos do Imposto de Renda - dez anos Documentos de Imobilizados - Indeterminado Documentos Gerais da Contabilidade (correspondências, planos de contas, etc.): três anos Diário Geral - Indeterminado Diários Auxiliares - Indeterminado Guias de Recolhimento de ICMS,ISS, Tributos - 10 anos Livros Fiscais- Indeterminado Listagens Contábeis - seis anos Engenharia Catálogos - Indeterminado Pesquisa e Desenvolvimento - Indeterminado Processos de Manutenção - ci nco anos (*) Projetos - Indeterminado Relatórios - cinco anoes (*) * Considera-se que os documentos técnicos refletem em sua norma a rastreabilidade da qualidade do produto. Os prazos utilizados devem refletir o tempo necessário para uma análise nesse sentido. Exportação/Importação Comprovantes de Desembaraço - 15 anos Conhecimento de Embarque - 15 anos Contrato de Câmbio - 15 anos Fatura Comercial - 15 anos Guias - 15 anos Jurídico Convocação/Atas de Assembléia - indeterminado Contratos de Fornecimento - dois anos Contratos de Locação (Residencial/Comercial) - dois anos Contratos de Manutenção em Geral- dois anos Contratos de Mão de Obra - cinco anos Contratos de Prestação de Serviços- dois anos Contratos de Representante de Vendas - cinco anos Correspondências - um ano Escrituras de Imóveis -Indeterminado Estatuto Social e Alterações - Indeterminado Processos Trabalhistas/Civís/Tributários - Indeterminado Societários em geral - Indeterminado Assistência Médica Contratos - um ano após a duração do contrato Faturas - cinco anos Demonstrativos de usuários - cinco anos Cadastros (adesões) - cinco anos Tabelas com cálculos individuais - cinco anos Atestados Médicos - cinco anos Recursos Humanos Acordo de Compensação - cinco anos Acordo de Prorrogação de Horas - cinco anos Autorizacão para descontos não previstos em Lei: Farmácia, Seg. de Vida, Dentista, Sindicato, Mensalidade Sindical, Mensalidade/Empréstimo - cinco anos Aviso Prévio - cinco anos Borderô de Férias, Folha, Rescisão Adiantamento, etc. - cinco anos Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED (a contar data postagem) - 3 anos Carnê de INSS - Autônomo - 30 anos Cartas emitidas ao Sindicato referente à entrega de GRPS (Cópias Recolhimento) - 5 anos Cartões de Ponto, Fichas ou Livro de Ponto - 5 anos COFINS/FINSOCIAL - 10 anos Comprovantes de entrega de Comunicações de Dispensa - 5 anos Comunicação de Ausência (CA) - 5 anos Contrato de Agências Temporárias - 5 anos Contrato de Temporários - 5 anos Contrato de Trabalho - Indeterminado Contratos Rescindidos PCMSO - 5 anos Contrato de Faculdades (Convênio para Estágio) - Duração do contrato + 1 ano Documentos relativos a Crédito Tributários (IR,ETC.) - 5 anos Faturas de Vale Transporte, Vale Refeição - cinco anos Ficha de Salário Familia - 10 anos Ficha de Salário Maternidade - 10 anos Ficha de Registro de Funcionário - 35 anos Folha de Pagamento - 30 anos Folha de Votação de Eleições da CIPA - 5 anos Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa - 5 anos Guias de Recolhimento - INSS-GRPS - 30 anos Guias de Recolhimento - FGTS E RE (Relação de Empregados) - 30 anos Guia de Recolhimento SESI, SENAI (Contribuição Adicional SENAI/Termo de Cooperação) e salário educação - 30 anos Livros de Atas da CIPA - Indeterminado Livros de Inspeção do Trabalho - Indeterminado Mapa Anual de Acidente do Trabalho - 5 anos Normas Regulamentadoras - Indeterminado PAT (Protocolos de entrega) - 5 anos Pedidos de Demissão - 5 anos PIS/PASEP - 20 ans RAIS - 10 anos Recibo de Abono de Férias - 5 anos Recibo de Adiantamento - 5 anos Recibo de Entrega de Requisição de Seguro Desemprego - 5 anos Recibo de Gozo de Férias - cinco anos Recibos de Pagamento - 5 anos Resumo Folha de Pagamento - Indeterminado Salário Familia - 10 anos Seguro de vida: - Relatórios de Consistência - 5 anos - Apólices (Sinistros) - 5 anos - Comprovantes de Pagamento - 5 anos Solicitação de Abono de Férias - 5 anos Solicitação de Férias - 5 anos Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho - 5 anos Seguros Apólices/Sinistros - 20 anos Vendas Processos de vendas (ofertas, pedidos) - 5 anos ou prazo definido em contrato
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